10 نصائح متميزة من Microsoft يجب على كل مستخدم معرفتها

Microsoft Outlook و Microsoft Word و Microsoft Excel هم الثلاثة الأثقال في مجموعة Microsoft Office. لقد أظهرنا لك مؤخرًا بعضًا من أفضل الميزات التي يجب على كل مستخدم Microsoft Word معرفتها وبعض النصائح لزيادة إنتاجية Outlook. بنفس الروح ، سنغطي الآن نصائح Microsoft Excel الأساسية التي يجب على كل مستخدم معرفتها.

Microsoft Excel هو تطبيق جدول البيانات القياسي في الصناعة. يعد Microsoft Excel 2016 مجموعة كبيرة من الأدوات التي تتيح لك التعامل مع البيانات وتنظيمها وتحليلها وتنسيقها في جدول بيانات. على الرغم من أن Excel كان بمثابة شريان الحياة للعديد من مكاتب الشركات ، شركة الأبحاث ، والزي المالي ، إلا أن Excel يمكن أن يكون مفيدًا وقويًا بنفس القدر للمستخدمين العاديين. سواء أكنت مستخدمًا منزليًا يدير ميزانية الأسرة ، أو مالك شركة صغيرة يدير المخزون أو مدرسًا مدرسيًا يحضر يوميًا ، فسوف يجعل Excel حياتك أسهل إذا تعلمت استخدامها. دعونا تحقق من هذه النصائح.

نصائح أساسية لبرنامج Microsoft Excel 2016

1. تغيير حجم الأعمدة والصفوف

يكاد يكون ارتفاع وعرض خلية Excel الافتراضية هو حجم واحد يناسب الجميع. هناك احتمالات ، ستحتاج إلى ضبط عرض العمود وارتفاع الصف لاستيعاب بياناتك. للقيام بذلك ، انقر فوق العمود أو الصف ، وحدد علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، ثم انقر فوق الزر " تنسيق" ضمن مجموعة " الخلايا" . اختر ما إذا كنت تريد ضبط الارتفاع أو العرض.

أدخل المبلغ ثم انقر فوق "موافق". يجب ضبط العمود أو الصف وفقًا للقياس الدقيق.

يمكنك أيضًا تغيير حجم الأعمدة والصفوف يدويًا باستخدام الماوس. ضع مؤشر الماوس بين العمود أو الصف ، وانقر فوق زر الماوس الأيسر ، راقب البالون العائم ، ثم اسحب وتوسيع حتى يتحقق الحجم المطلوب.

وإليك نصيحة مفيدة: ما عليك سوى النقر نقرًا مزدوجًا فوق الحد الأيمن للعمود لتغيير حجم عرض البيانات تلقائيًا.

2. إضافة أو إزالة أعمدة أو صفوف أو خلايا

إذا كنت بحاجة إلى عمود أو صف أو خلية إضافية ، فيمكنك إدراجه بسهولة باستخدام أوامر إدراج وحذف الخلايا. انقر فوق الزر " إدراج" داخل مجموعة " الخلايا" ، ثم حدد الخيار المناسب.

يمكنك أيضًا حذف عمود من داخل نفس المجموعة ؛ انقر على قائمة الحذف ، ثم اختر الإجراء المناسب.

يمكن تنفيذ نفس الإجراء بالنقر بزر الماوس الأيمن على العمود أو صف الخلية.

تعرف على المزيد حول حذف الخلايا الفارغة في Microsoft Excel.

3. تجميد الأجزاء

إذا كنت ترغب في التمرير خلال جدول بيانات دون فقد التركيز على جزء معين من الورقة أو البيانات ، فإن وظيفة تجميد الأجزاء هي الطريقة المثلى للقيام بذلك. حدد الصف أو العمود حيث تبدأ البيانات في الورقة.

حدد علامة التبويب عرض ، وانقر فوق قائمة تجميد الأجزاء ثم انقر فوق تجميد الأجزاء .

عند التمرير ، ستظل عناوينك أو أعمدةك مرئية.

4. تغيير محاذاة النص في الخلايا

إذا كنت بحاجة إلى إنشاء سجل أو تسميات ، يمكنك استخدام مربع الحوار "تنسيق خلايا" لضبط محاذاة النص داخل الخلايا. حدد الخلايا التي ترغب في تطبيق التنسيق عليها ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد ثم انقر فوق " تنسيق خلايا …" .

انقر فوق علامة التبويب محاذاة ، ثم استخدم الماوس لتغيير اتجاه النص أو لإدخال قيمة. عندما تكون راضيًا ، انقر فوق "موافق".

سوف يظهر النص الموجود داخل الخلايا مائلًا.

5. استخدم حماية الخلية لمنع تحرير مساحة من جدول البيانات

إذا كنت تشارك مصنفًا مع مستخدمين آخرين ، فمن المهم منع التعديلات غير المقصودة. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها حماية ورقة ما ، ولكن إذا كنت ترغب فقط في حماية مجموعة من الخلايا ، فإليك طريقة القيام بذلك. أولاً ، تحتاج إلى تشغيل حماية ورقة . انقر فوق قائمة "تنسيق" ثم انقر فوق " حماية ورقة" . اختر نوع التعديلات التي تريد منع المستخدمين الآخرين من إجرائها. أدخل كلمة المرور الخاصة بك ، انقر فوق "موافق" ، ثم انقر فوق " موافق" للتأكيد.

حدد مجموعة من الصفوف أو الأعمدة التي تريد منع المستخدمين الآخرين من التحرير.

انقر فوق القائمة تنسيق ، ثم انقر فوق قفل الخلية .

في أي وقت يحاول المستخدم إجراء تعديلات ؛ سوف يتلقون رسالة الخطأ التالية.

لحماية جدول بيانات بأكمله ، راجع مقالتنا للحصول على إرشادات حول تطبيق التشفير وكلمات المرور على جداول بيانات Excel وملفات Office.

6. تطبيق التنسيق الخاص على الأرقام والعملة في الخلايا

إذا كنت بحاجة إلى تطبيق قيمة عملة محددة أو تحديد المكان العشري للأرقام في جدول البيانات ، فيمكنك استخدام علامة التبويب أرقام في مربع الحوار " الخلايا الرسمية" للقيام بذلك. حدد الأرقام التي تريد تنسيقها ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد ثم حدد علامة التبويب "الأرقام". حدد العملة في قائمة الفئات ، ثم اختر عدد المنازل العشرية وتنسيق العملة.

7. خمس وظائف إكسل الأساسية يجب أن تعرفه - المبلغ ، المتوسط ​​، ماكس ، دقيقة ، العد

تكمن القوة الحقيقية الشاسعة لـ Excel في وظائفها وصيغها. تتيح لك الوظائف الأساسية القيام بعمليات حسابية سريعة ، بينما تتيح لك الوظائف المتقدمة تحطيم بعض الأرقام الخطيرة وإجراء تحليل معقد. تمامًا كما يجب أن يعرف الجميع الحبال التنسيقية في Word ، يجب أن تعرف أيضًا الوظائف الأكثر شيوعًا في Excel.

مجموع - يحسب مجموع مجموعة من الخلايا.

المتوسط - يحسب متوسط ​​نطاق الخلايا.

ماكس - يحسب الحد الأقصى للقيمة في مجموعة من الخلايا.

Min - يحسب الحد الأدنى لقيمة مجموعة من الخلايا.

عدد - يحسب عدد القيم في مجموعة من الخلايا ، وتجنب فارغة أو خلايا دون بيانات رقمية.

هنا هو كيفية استخدام وظيفة. أدخل التصنيفات للأرقام التي تريد إنتاج الحساب لها. حدد علامة التبويب الوظيفة ، ثم اختر فئة الوظيفة التي تريد تطبيقها. انقر فوق الزر " إدراج دالة" ضمن مجموعة مكتبة الوظائف أو اضغط على Shift + F3 على لوحة المفاتيح. حدد الوظيفة التي تحتاج إليها أو استخدم ميزة البحث عن وظيفة ، ثم انقر فوق "موافق".

بمجرد العثور على الوظيفة ، حددها ثم انقر فوق " موافق" .

قم بإجراء أي تعديلات مناسبة على النطاق الذي تقوم بحسابه ، ثم انقر فوق "موافق" لتطبيق الوظيفة.

8. إنشاء ومعالجة الرسوم البيانية

ميزة مميزة لبرنامج Microsoft Excel ، يتيح لك إنشاء المخططات تقديم بياناتك الجيدة بشكل مرئي. التفوق يجعل العملية سهلة للغاية. قم بتمييز نطاق من البيانات في الورقة الخاصة بك ، ثم حدد علامة التبويب "إدراج" ، ثم انقر فوق الزر " رؤية كل المخططات" .

انقر فوق علامة التبويب جميع المخططات ، ثم استعرض قائمة أنماط المخططات .

يمكنك أيضًا التمرير فوق عينة لرؤية معاينة لما سيبدو عليه المخطط. بمجرد الرضا ، انقر فوق " موافق" لإدراج المخطط في جدول البيانات. إذا كنت تفضل الاحتفاظ بها في ورقة منفصلة ، فحدد المخطط ، ثم انقر فوق " تحريك المخطط" ، ثم حدد "ورقة جديدة" ، ثم انقر فوق " موافق" .

9. كشف الصيغ

إذا كنت تريد التحقق من صحة العمليات الحسابية في المصنف الخاص بك ، فإن الكشف عن الصيغ هو الطريقة للقيام بذلك.

حدد علامة التبويب صيغ ، ثم انقر فوق إظهار الصيغ الموجودة في مجموعة تدقيق الصيغة .

يمكنك الآن التحقق بسهولة من خلال الصيغ المستخدمة في الورقة وطباعتها أيضًا. إنها طريقة رائعة للعثور على الأخطاء أو لفهم ببساطة من أين تأتي الأرقام.

10. تكبير خيارات الطباعة عند طباعة المصنفات الكبيرة

تعمل جداول البيانات بشكل رائع على الشاشات العريضة الكبيرة ، ولكن في بعض الأحيان قد تحتاج إلى طباعة المصنف الخاص بك. إذا لم تكن حريصًا ، فقد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الكثير من الورق على شيء غير قابل للقراءة في الغالب. يتفوق Excel على ذلك باستخدام خيارات الطباعة Backstage ، والتي تتيح لك ضبط حجم الصفحة واتجاهها. من الأفضل طباعة جداول البيانات على ورق بحجم قانوني باستخدام اتجاه أفقي.

إذا كنت بحاجة إلى ضبط الهوامش لتناسب المعلومات الإضافية على ورقة واحدة عند الطباعة ، انقر فوق الزر "إظهار الهوامش" في الزاوية اليمنى من علامة تبويب الطباعة الخلفية.

يمكنك بعد ذلك استخدام الهوامش لضبط الأعمدة لتناسب أي بيانات قد تمتد إلى صفحة أخرى.

إذا لم تتمكن من الحصول على جميع البيانات في صفحة واحدة ، فاستخدم مربع الحوار "إعداد الصفحة" لإجراء مزيد من التعديلات. يمكن أن تساعدك قائمة القياس على تقليل حجم النص لمساعدته على ملاءمته بشكل أفضل. حاول ألا تتوسع أكثر من اللازم ، لأنك تريد أن تبقي النص مقروءًا.

يمكنك أيضًا استخدام مربع الحوار نفسه لفصل جدول البيانات الخاص بك برأس وتذييل الصفحة إذا كنت ترغب في ذلك.

هذه نظرة على بعض الأساسيات التي يجب على كل مستخدم Excel معرفةها. إذا كنت ترغب في الانتقال إلى بعض الموضوعات المتقدمة ، تحقق من مقالاتنا السابقة حول استخدام ميزات مثل وظيفة VLOOKUP أو الجداول المحورية أو إضافة علامة مائية إلى مصنفاتك أو استخدام الحاسبة المدمجة. هل لديك ميزة مفضلة أو موفري الوقت في Excel؟ قل لنا في التعليقات.